和田憲幸のブログ

札幌市南区在住、個人事業のWebエンジニア 和田憲幸(40歳)のブログです。

多忙な師走だから効率的なタスク管理

なにかと忙しい12月。でも忙しいときだからこそしっかり時間をとって整理整頓は大切です。

2009-12-05 02:27:21
入力時間 / 23:43

タスク管理の決定版!タスクを整理整頓するマトリクスPDF

仕事を整理整頓!タスクを管理するためのアレ(PDF)をまずダウンロードして印刷しましょう。

業務効率化を考える上で生理学的見地から人間を見る事は非常に大切なことです。また、忙しい時ほど気持ちばかりが焦って情報の整理整頓ができてないなんて事はよくある話で。忙しい時だからこそ、しっかりとタスクの整理整頓をお忘れなく。

ではまず人間の性質から簡単にお話を。

人間はマルチタスクではない

人間はマルチタスクでは無いため複数の作業を同時に並行して行う事ができません。それをまず肝に銘じておきましょう。そして複数の作業を並行して行った場合、作業の切り替えに掛かる時間がそのままロスになりかえって非効率的になります。確実に一つずつ作業をこなすよう心がけましょう。

人間の作動記憶領域(ワーキングメモリー)は意外と狭い

人間は作業記憶領域(ワーキングメモリー)という領域を持っていて、アクティブなタスクはその中で展開されるわけです。それはパソコンも同じですよね。で、パソコンも同時に沢山のソフトを立ち上げてると動作が非常に遅くなります。それと同様の現象が人間の脳内でも起こるわけです。人間のワーキングメモリーの領域は非常に狭いため、脳内だけで情報を整理しようとは絶対に思わない方が身のためです。

人間の思考は言葉へ変換することからはじまる

人間の思考は便利なのか不便なのか、すべて一度言葉に変換されるところからはじまります。では今抱えている作業をすべて名刺の裏に書き出してみましょう。概ねそれが貴方の脳内を示す状態と言えます。前述の通り人間の作業記憶領域はとても狭く、多くの情報は記憶できません。さらにはそれを言葉に変換するプロセスを経ているため、より多くの領域を消費する事になり、貴方の思考力を妨げる事になるんですこれがまた。

というように、人間はあまり賢い生き物ではありません。その為外部デバイスとしてパソコンを使ったり、紙に書き留めたりする必要があるわけですね。すべてを頭の中だけで考えようとして、気持ちばかり焦ってパニックになったりしますよね忙しい時は。でもそれは人間が馬鹿だから仕方の無い事なんですね。ではそれをどう解決するかというお話です。

やる事を毎朝、紙に書く

やる事リスト(TODO)を毎朝、出勤したら紙に書きます。たったの5分です。それによって今日やるべき事が明示化され、またやらなくていいことを作業記憶領域から捨てる事ができます。まずメモリをクリアして脳が効率的に作業できるための準備をする必要があるわけです。

やる事毎に想定される作業時間を出す

やる事の量が多くなればなるほど、なんとなく膨大な時間が掛かる先入観に捉われるものですが、実際ひとつひとつの行程にどの程度時間が掛かるかを明示することで、案外そんなに時間が掛からなかったりするもんです。つまり「膨大な数のやる事=膨大な作業時間」にはならないという事ですね。それがわかるだけで気持ちは随分と楽になるもんです。

やる事が終るたびにリストを消していく

朝作ったやる事リスト。そのリストを一つずつ消していく事で確実に作業を終らせている事を実感できます。これは精神衛生上非常に価値のあることで、ひとつづつ消していくたびに達成感・充実感を自分に与えてくれる事でしょう。それが膨大な作業をこなす上ではストレスから身を守る緩衝材になるわけです。ひとつづつでも仕事が減っている。それを頭が理解するためには、脳内だけではなく実際に「紙に書いてある項目を消す」というアナログな行動は非常に効果的です。

ということで、結局は自分の脳内、そして自分がやるべき事をしっかりと「見える化」するという事なんですね。人間は本当に馬鹿なんで脳内だけで物事を考える事ができません。そのため時としてアナログな手法が非常に効果的なわけです。

で、仕事を整理するための必勝マトリクスというのがあります。これは自分がいま抱えている仕事を「緊急で重要」「緊急で重要ではない」「重要で緊急ではない」「重要でも緊急でもない」に分類するチャートなんですが、結構昔から使われている整理整頓マトリクスなのでぜひ使ってみて下さい。きっと頭の中が驚くほどスッキリするはずです。意外と実際に書き出してみるとあんまり忙しくなかったりするんですよね。

ということで師走っつーことで少しでも皆さんの脳内がスッキリして、よい年末を迎えられますように。

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P.444

かつもるさん
私も仕事を始める前に今日やることをメモして完了したら消し込んでます。
こうすることで仕事の優先順位を整理でき、今やるべきことに集中できて効率的です。
人間はマルチタスクではない、まさにその通りですね。2009-12-05 10:42:32
和田
>かつもるさま
意外とちゃんと紙に書く人って少ないんですよねメンドクサがって・・・。急がば回れってなもんですよね!2009-12-07 02:49:48